文書作成に向いてるのは？WordとExcelを比較！
- Asuka Ohigashi
- 2月17日
- 読了時間: 5分
「文書を作るならWord？それともExcel？」
どちらも日常的に使う機会が多いツールですが、資料を作るとき、どちらを使うべきか迷ったことはありませんか？
今回は、送付状を例にとり、WordとExcelの使い分け方法について解説します！
こんばんは！
Coco ColorのAsukaです！
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今日はWord、Excelの基本についてお話ししようと思います！
✅ WordとExcelの違いとは？どっちを使うべきか比較！
例えば、Wordに最適な身近なデータですと「送付状」「契約書」になります。
ですが、Wordに対する苦手意識を持っている方も多く、特に送付状はExcelで作成されている方も多いのではないでしょうか。
今ではインターネット検索をすると、送付状のExcelテンプレートが無料でダウンロードできますが、実際に使ってみると、
Excelで送付状を印刷したら、文字が見切れてる… （ちゃんと印刷範囲してるし、プレビューでは問題ないのにな…😳）
なんてこともあったりなかったり🐵
この微妙〜〜〜な微調整、意外に時間がかかりませんか？
印刷して「またか〜…なんでやねん！」って1人ツッコミしたり、、、🖐️
これ、実は非常にタイパが悪く、勿体無い時間なんです。
そこで！
それをWordで作成することで、「ちょちょいのちょい🪄」と綺麗な送付状が出来上がります。
その前に、まずは、WordとExcelのメリット・デメリットの比較表をご覧ください↓
項目 | Wordのメリット | Wordのデメリット | Excelのメリット | Excelのデメリット |
用途 | 文章作成に最適（レポート・契約書・マニュアルなど） | 計算やデータ管理には向かない | データ処理・数値管理に強い（表・グラフ・財務管理など） | 長文作成やレイアウト調整には向かない |
操作性 | 直感的に文章を打てる | 表や数式の扱いが苦手 | データ入力・計算がスムーズ | 文章をキレイに整えるのが難しい |
データ処理 | 基本的な表の作成はできるが計算には弱い | 数式やデータ分析が苦手 | 関数・マクロで大量のデータ処理が可能 | 表示レイアウトを細かく調整しにくい |
デザイン・レイアウト | レイアウト調整が簡単でデザイン性の高い文書が作れる | 表の配置や調整が面倒なことも | 表の整理がしやすく、データの可視化が得意 | 文章やデザインの自由度が低い |
共同編集 | OneDriveやクラウドで共有可能（でもGoogle Docsほどスムーズではない） | 同時編集時にレイアウト崩れが発生しやすい | 共同編集がスムーズ（特にデータ管理向き） | 画像やテキストの調整が難しい |
動作の重さ | 大きなファイル（画像や表が多い）だと重くなることも | 高度なデータ処理には向かない | 数千行のデータでも比較的軽快に動作する | 複雑なグラフや計算式が増えると動作が遅くなる |
以上から、
（結論）Wordは文書作成向き、Excelはデータ管理向き！というのが分かりますね。
ふむふむ👂
「でも、Wordでは宛先リストの管理できないから、いちいち入力するの大変じゃない？ Excelなら別シートで宛先リスト作って、それを関数で反映させたらラクラクだと！」
そんな声が聞こえてきそうです✍️
う〜ん、わかりみが深い！！！！←若者言葉というらしいです
（私も以前はそう思ってました）
確かにそうですね。
関数で、（このセルとあのセルに関数入れて…）とすることで、あっという間に宛名が反映されます。
少数分ならば、1部ずつ印刷すればOK！
では、それを50部印刷する必要があった場合は？
非常に手間ですし、もし印刷した書類の字が見切れてたりしたら…😱（発狂）
そこで、「マクロを活用するか〜」となるわけですが、
実は、マクロ使わなくてもExcelとWord2つを使って簡単に作成ができちゃいます♪
ただ、それを「手間」と思う方もいらっしゃるのは事実。
コツを掴めば「ちょちょいのちょい🪄」、いろいろと応用も効くので知っておいて損はないと思います！
ズバリ！
それは、、、差し込み印刷です！！！！
きっと、総務の方は使っている方も多いのではないかと思いますが、苦手な方も多いのではないでしょうか？
会社員として勤めていた時も、「あ〜存在は聞いたことあるけど、よく分からない」という声を多く聞きました。
差し込み印刷のメリット・デメリットをChatGPTくんに聞いたところ、
（差し込み印刷） ▶︎メリット：大量の文書作成やパーソナライズ、効率化ができるところ ▶︎デメリット：事前の準備が必要で、操作に少し慣れがいる点
と返事がありました！（正に求めてた回答すぎて、私もびっくり笑）
では、
差し込み印刷は、実際にどういった場面で、どのように使えるのか？
Coco Colorの研修では、基本編と応用編を実際に触ってみながらお伝えしていきます！
Coco Colorでは、Webサイトの制作以外にも、業務効率化のお手伝いもしております！
ぜひお気軽にご相談ください☺️
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